從剛進公司的職場新鮮人一開始,馬上就面臨了大環境的不景氣,緊接著公司開始採取無薪假、減薪的措施。當同事輪流在放無薪假時,身為研發替代役役男的我還是得每天到公司報到,相對著工作量也逐漸增多。另一方面,公司的營收隨著產業的不景氣而下滑時,採取的措施除了減少人事開銷以外,就是更加積極開發新產品,希望能在景氣復甦時搶回更多的訂單,因此如何將增加的工作量做得更有效率,就是得仰賴「管理時間」的技巧了。


管理時間四學分

 時間管理成為現代企業甚至是個人生涯規畫不可或缺的觀念,舉凡從事一項交辦工作到個人的私人時間規劃,都是相當重要的。依照呂宗昕先生的說法,「時間管理確實是讓自己變得比較不忙的捷徑」要學好時間管理,除了必要的概念與實踐技巧外,其實在日常生活中應自我培養四種力量。這四種力量分別為:專注力、積極力、效率力、貢獻力。我將這四種力量稱為時間管理的先修四學分。簡述四種力量如下:

一、專注力

分心是時間的殺手,唯有專注才能迅速做完手上應做的工作。不論是老手或新手,不能專注工作的人,只是渾渾噩噩地將自己的生命浪費於職場中。對於重要的工作,應努力排除雜務,避免外界的干擾,讓自己可全神貫注投注個人的精力。

Tip: 有了專注力,首先可以避免處理旁騖的時間並可以因為目標專一而增強效率,在這樣的情況下事情可以處理得更迅速也讓意識保持在警醒狀態。

 

二、積極力

不夠積極的心,往往是浪費時間的主因,在想做與不想做之間,時間就會白白流逝。尤其是新人,絕對不要消極被動地等工作上門,應主動積極尋找可以發揮自己實力的工作機會。

Tip: 積極力的養成包含態度與行動,有了積極的態度更需要積極的行動,不但給人更深刻的印象,也可以讓自己保持在學習的動態,而積極的工作者會與時間賽跑,故自然而然會提高時間的利用效率。

 

三、效率力

剛上班的新手有衝勁,但缺乏方法,故做起事來事倍功半;老手有經驗,又有方法,故可達事半功倍之效。

事分輕重緩急,事情應有不同的脈理可循。思考如何排定工作優先次序,如何擬定工作計畫,如何擬定標準作業流程等,即是影響工作效率的主要因素。

Tip: 效率力的養成與強化來自經驗與學習,安排工作的時間順序是需要思考的需要對工作本身性質的了解,而效率力的展現不但可以證明你是個熟練的員工,也顯示你有靈活運用有限資源的潛力。

 

四、貢獻力

上班族應隨時思量所付出的時間能帶來的貢獻為何。薪資狀似依工作時間計算,但事實上薪資是以公司對你的預期貢獻所估算。在一定的工作時間,可增加自己的貢獻,才有獲得提高待遇的機會。新人要時常思考自己的表現,是否符合目前的薪資價值與公司期待。若表現較不理想時,應努力尋求方法突破。

Tip: 貢獻力一方面可以說是對工作的忠誠度以及對自我績效的期望度,能從這兩方面著手努力,必定可以找到確切的目標,在工作上有更好的表現。

 

   呂宗昕 教授曾說:時間管理的秘訣,在於你必須非常、非常想擁有時間,才能真正地管好時間。事實上還包含另一項強烈的意願,你必須對自己所應當處理的事物有相當相當的責任感。

參考資料: http://www.cheers.com.tw/doc/page.jspx?id=40288aed22c538f7012330a14c28501a&number=1

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